Control y gestión de primeras visitas, analiza el futuro a corto plazo de tu clínica

Una de las acciones que genera uno de los procesos fundamentales dentro de la gestión de la clínica dental es la denominada “Primera Visita”.

Es quizás uno de los procesos más complejos que existen ya que implica a todas las áreas de la clínica: Marketing, Recepción, Clínica, Administración, Atención al paciente…

Es por ello que sin quererlo se puede convertir en el proceso del que más indicadores podemos obtener; tantos como nos interesen: desde simplemente el nº de primeras visitas agendadas, hasta el ratio de conversión por especialidad, presupuestos emitidos, importes totales, etc… insistimos, tantos como queramos o necesitemos.

Debemos ser conscientes de que para conocer el futuro a corto plazo de mi clínica, debo tener a mi alcance toda la información posible sobre lo que ocurre tras la presentación de los planes de tratamientos de esas primeras visitas, ya que los presupuestos asociados indican mi nivel de producción en las siguientes semanas o meses.

Indicadores clave para el control y gestión de primeras visitas

Para esto y hablando en términos productivos y de venta, debemos diseñar al menos como indicadores clave los siguientes:

• Nº de primeras visitas
• Nº presupuestos entregados
• Importe de los presupuestos
• Estado de los presupuestos
  • Aceptados
  • En seguimiento
  • Rechazados
• Formas de pago

Incorporar una herramienta de introducción de datos que nos ayude a obtener esta información es muy fácil, cualquiera de las ERPs que se usan normalmente en odontología cuentan con la posibilidad de incorporar esta información, incluso el seguimiento a través de hojas de cálculo nos pueden generar muchísima información, pero hemos de formar a nuestro equipo para que esto se produzca.

Sí debemos ser conscientes de que todo dato que no se capte no se puede analizar.

Cada uno de estos indicadores debe generar una reacción en base a la consecución o no del objetivo planificado o en base a la clasificación del resultado obtenido.

Como ejemplo, estas son las acciones a realizar en el caso de los datos que nos genera el indicador de los estados de los presupuestos entregados:

Si necesitas resolver algunas dudas o que te ayudemos a realizar tu panel de indicadores de presupuestos y primeras visitas, contacta con nosotros en evoluciona@darwin360.es